Para lidar com este problema, a melhor solução é mesmo simplesmente evitar deixar uma mensagem de resposta automática (dependendo da política da sua empresa, obviamente), mas se tiver impreterivelmente que o fazer, seja o mais resumido possível, bastando indicar que se encontra temporariamente ausente do escritório. A maioria das pessoas não tem nenhum interesse particular em saber exactamente onde se encontra ou quando regressa ao trabalho, mas caso o tenha poderá sempre contactar facilmente alguém na empresa para resolver determinado problema.

É frequente deixar-se alguém encarregue de verificar o e-mail durante este tipo de ausências, para poder dar seguimento imediato a algumas situações urgentes ou mais relevantes. Mas a delegação desta tarefa implica uma quebra nas políticas de segurança e não deve sequer ser considerada caso a informação em causa seja de carácter sensível, porque para permitir que alguém verifique o seu e-mail terá sempre que fornecer as suas credenciais pessoais. É óbvio que as deixará sempre a alguém da sua inteira confiança, mas não se pode ignorar o facto de que essa pessoa poderá aceder à rede a qualquer momento fazendo-se passar por si e usufruindo dos seus privilégios.

A melhor solução alternativa é alterar temporariamente as credenciais de acesso (passwords etc.), e se habitualmente utiliza determinadas credenciais específicas ao longo do ano, poderá aproveitar para criar novas quando precisar de deixar alguém encarregue do seu e-mail. Deste modo, ao regressar basta simplesmente voltar a definir as suas credenciais habituais e continuar a trabalhar normalmente. Ainda assim é importante certificar-se que estas novas credenciais temporárias não dão pistas quanto ao método que normalmente utiliza para definir as suas passwords. Se por exemplo a sua password habitual for uma combinação das suas iniciais com as da pessoa com quem trabalha directamente, certifique-se que utiliza um sistema diferente para criar a password temporária.

Para terminar, um outro método frequentemente utilizado para se manter a par do que se passa no seu local de trabalho é redireccionar o e-mail para o seu endereço pessoal, para que possa verificá-lo mesmo que não tenha possibilidades de se ligar ao servidor de correio da sua empresa. Assim, mesmo em férias e fora do país poderá trabalhar com o seu portátil e com uma ligação à Internet, tal como se se encontrasse no escritório. O maior problema desta solução coloca-se se porventura utilizar um computador que não o seu, como os existentes em centros de negócios, hotéis ou ciber-cafés. Estes computadores são utilizados por inúmeras pessoas diariamente, e tal como algumas lá deixam informação pessoal, também outras poderão aceder a informação sua que ali permaneça após utilizá-lo: de simples e-mails, aparentemente pouco importantes, a dados financeiros ou estratégicos da sua empresa. Certamente que a concorrência ficará grata. Mesmo que a informação não seja sensível, lembre-se que está a deixar o seu endereço de e-mail algures e que este poderá ser utilizado posteriormente para fins maliciosos.

As unidades amovíveis com ligação por USB, vulgarmente conhecidas como Pen Drives, encontram-se acessíveis a qualquer um por preços simbólicos. Mesmo aquelas com capacidades de armazenamento reduzidas podem suportar um pequeno cliente de e-mail, e assim ultrapassar facilmente medidas de segurança que possam estar implementadas. Outro problema é o antivírus, já que a protecção neste tipo de sistemas poderá não cumprir os padrões minimamente recomendáveis. Para contornar este problema poderá utilizar a ferramenta gratuita Panda USB Vaccine, disponível em http://free.pandasecurity.com/pt .

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