“As impressoras, scanners e faxes estão a matar a produtividade do negócio”, referiu Jon Perera, vice president, EchoSign, Adobe. “Empresas de sucesso estão a adoptar rapidamente o digital nos seus processos críticos de negócio. Trata-se de aumentar a receita, reduzir os custos, melhorar a segurança e reduzir o impacto ambiental.”
Processos em papel impedem a produtividade e aumentam os custos
O estudo revela que o papel pode ser um obstáculo para a produtividade, com mais de metade dos gestores a acreditar que a abordagem digital simplifica o trabalho, é mais acessível e permite-lhes ser mais eficientes. Além disso, as empresas que demoram mais tempo a adoptar práticas totalmente digitais estão em desvantagem no que se refere ao crescimento do negócio e atrair novos clientes:
51% dos entrevistados referiram que um fluxo de trabalho digital facilita o arquivo e gestão de documentos;
61% dos gestores referiram que trabalhar digitalmente reduz os custos;
32% referiu que um fluxo de trabalho digital é mais eficiente, dando-lhes vantagem com o trabalho do cliente e ajuda-os a conquistar novos clientes.
O último quilómetro na batalha do papel: contratação
Quando se trata de contratos, o papel perde a batalha para o digital em todas as categorias, do custo e eficiência à facilidade de utilização. O ponto de viragem para mais empresas fazerem a transição para o contrato digital pode estar no horizonte – os inquiridos sublinharam que estariam muito interessados em utilizar uma ferramenta de contratação web automatizada que facilita a assinatura, rastreio e segurança dos contratos electrónicos.
98% dos entrevistados referiu que ainda utilizam o papel nas transacções que envolvem contratos;
Apenas 18% fizeram a mudança para métodos exclusivamente digitais no que se refere a contratos;
72% referiram que uma ferramenta digital, tal como um serviço eSignature, iria atender uma necessidade crítica de negócio;
73% dos gestores afirmaram que a sua vida seria mais fácil se todos os contratos trocados no trabalho fossem em formato digital.
O papel está a ter um impacto negativo na segurança e confiança
O papel tem impacto na confiança que as empresas têm com os parceiros, fornecedores e clientes. O estudo mostra que tal é especialmente verdade quando se trata da inviolabilidade dos contratos, dos acordos de negócio e nas transacções comerciais:
Mais de dois terços acreditam que contratos em papel têm tendência a deteriorarem-se;
60% dos gestores acreditam que documentos electrónicos protegidos por uma palavra passe são mais seguros que ter documentos em papel trancados num cofre;
56% citou o medo de perder um documento em papel como a maior desvantagem na utilização do papel.
Digital é a chave para atrair talento e apostar na ecologia
O estudo permitiu também concluir que existe uma crescente percepção que é mais prestigioso trabalhar para uma empresa que está comprometida em apostar no digital:
76% dos inquiridos responderam que são impressionados por empresas que têm uma forte presença digital;
71% referiram que desejam que a sua empresa seja mais digital;
68% disse que é importante para uma empresa trabalhar principalmente por meio electrónico versus por meio de papel quando estão na fase de decisão e escolha da empresa onde trabalhar.
Os valores mencionados são retirados de um estudo comissionado pela Adobe, produzido pela empresa de investigação Edelman Berland e conduzido por meio de um inquérito online a 1,051 gestores norte-americanos que projectam, enviam e assinam contratos e acordos em pequenas, médias e grandes empresas. O inquérito foi realizado entre 30 de Janeiro, 2013 e 8 de Fevereiro, 2013.