Contudo, para que a sua empresa possa colher estes e outros benefícios decorrentes de um evento empresarial, há um grande desafio a ultrapassar: a organização do evento, que passa pela definição dos objetivos até à oferta dos brindes.
Como qualquer passo em falso pode deitar por terra um negócio ou afastar os consumidores da sua marca ou empresa, vamos deixá-lo com um guia para organizar um evento empresarial com garantias de sucesso.
Guia para organizar um evento empresarial de sucesso
A começar na escolha do local para a organização do evento e a acabar nos brindes que deverá oferecer a parceiros, clientes e público em geral, tudo, por mais pequeno ou aparentemente negligenciável que seja, irá contribuir para o sucesso do evento.
Assim, para que a organização decorra sem percalços e o nome da sua empresa fique eternamente ligado a um evento empresarial que deixou boas memórias a todos os participantes, siga estes cinco passos:
1º Passo: Estabeleça objetivos
Antes de “meter mãos à obra”, é essencial definir, claramente, os objetivos do evento.
Quer o evento se destine ao lançamento de um produto, quer tenha como propósito a procura de novos parceiros de negócio, a definição de metas vai ajudá-lo a guiar todas as decisões relacionadas com a gestão e garantir um evento mais eficaz e focado.
2º Passo: Escolha o Local e procure conhecer o seu público-alvo
O local onde vai realizar o evento poderá, em último caso, ser a diferença entre o sucesso ou um enorme falhanço.
Nesse sentido, procure adequar o espaço ao público expectável de modo não só a acomodar todos os presentes com total conforto, como a garantir de que dispõe de todas as condições logísticas para desenvolver o seu trabalho.
Além de considerar a capacidade do espaço, deve ainda ter em mente a acessibilidade que este tem, os serviços que oferece e se está alinhado com a mensagem e imagem da sua empresa.
3º Passo: Orçamente, detalhadamente, o evento
A organização de um evento terá custos, custos esses que devem ser alvo de uma orçamentação prévia e abrangente.
Neste ponto, inclua potenciais despesas com o aluguer do espaço (caso não o realize nas instalações da sua empresa), catering, tecnologia, entretenimento, decoração e brindes corporativos personalizados.
Ao longo de todo o processo de “construção” do evento, esforce-se por manter um controlo apertado dos gastos.
4º Passo: Comunicação, Marketing e Hospitalidade
Para garantir o sucesso do seu evento empresarial, terá que realizar um sólido investimento em comunicação, marketing e hospitalidade.
No ramo da comunicação, utilize o broadcast e-mail para fazer chegar o anúncio do evento a um grande número de contactos.
Tenha o cuidado de enviar e-mails personalizados aos parceiros de negócio ou aos clientes mais importantes, crie conteúdo e partilhe-o nas redes sociais da empresa, envie convites e conceba cartazes físicos.
Tenha em atenção que toda a comunicação deve ser detalhada e conter elementos como a data, horário, localização, programa e outras informações relevantes para os participantes.
Na área do marketing, importante a criação de um site ou página destinada ao evento, apostando no SEO (Search Engine Optimization) que, na prática, ajudará os utilizadores a encontrarem mais facilmente a página do evento, ter em conta a otimização para todo o tipo de dispositivos móveis, e crie conteúdo apelativo ao público que, posteriormente, poderá verter para cartazes, spots de rádio ou televisão e redes sociais.
Numa ponte entre o marketing e a hospitalidade, aposte em brindes personalizados corporativos, como é o caso das:
- Fitas Lanyards: fitas que devem ser personalizadas com o logo da sua empresa e motivos alusivos ao evento que permitem carregar a identificação do staff, imprensa, convidados e parceiros;
- Canetas e blocos de notas: para gravar o evento na memória dos participantes, pondere oferecer canetas, bloco de notas ou um outro tipo de brinde personalizado com a imagem, nome e contactos da sua empresa.
No caso de clientes ou parceiros, opte por um brinde que esteja relacionado com a área de negócio e personalize-o.
- Pulseiras: para ajudar a identificar quem pode, ou não, aceder ao recinto do evento, utilize pulseiras personalizadas em silicone, tecido ou papel, suporte que pode incluir uma mensagem apelativa ou informações relevantes sobre a iniciativa.
- Pens USB: para facilitar o contacto com a imprensa e garantir que os participantes corporativos tenham ao seu dispor toda a informação de relevo sobre o evento, coloque esses documentos em Pens USB personalizadas e distribua-as.
Se se tratar de uma conferência ou de um congresso, estas pens podem incluir pdfs com informação de suporte às mesas redondas e apresentações que constem da programação.
- Sacos: escolha sacos em tecido e personalize-os com o logo da empresa e a imagem do evento e ofereça-os no início ou no fim do evento cheio de brindes alusivos ao mesmo.
Sacos em tecido porquê? A razão é simples e prende-se não só com a nobreza e resistência do material, mas também porque vão permitir uma personalização mais formal e profissional.
5º Passo: Aperfeiçoe a experiência do evento com tecnologia e estratégias de interação entre participantes
A tecnologia pode ser um excelente parceiro na organização, especialmente se contribuir para a criação de apps personalizadas, realizar live streamings de conferências ou workshops nas suas redes sociais, fazer inscrições, entre muitas outras coisas que acrescentam um fator diferencial ao evento.
Se o online o vai ajudar a conseguir uma maior proximidade entre participantes/público e o seu evento empresarial, a interatividade com os participantes têm ganho terreno como uma estratégia eficiente para tornar feiras, congressos ou uma simples apresentação de novos produtos e serviços em algo mais lúdico e cativante.