O que é um fluxograma de processo?
Em suma, o fluxograma nada mais é que um tipo de ferramenta visual, a qual visa representar todas as etapas de um determinado processo, até chegar a sua conclusão.
O intuito desse fluxograma é fazer com que qualquer pessoa possa entender, de maneira clara e objetiva, todas as sequências do processo.
Ou seja, acaba se tornando uma maneira de organizar ou até de delegar funções e prazos para cumprir determinadas etapas.
Por meio disso, acaba melhorando de forma significativa toda a produtividade de uma equipe, auxiliando a fazer a entrega de certos projetos dentro de um tempo hábil.
Para que isso se torne ainda mais fácil de se entender, o fluxograma é composto por alguns símbolos padronizados, como as setas, por exemplo.
Cada um desses símbolos visa representar cada etapa, de modo a permitir uma melhor organização das informações e ideias que forem surgindo, tudo de forma prática, clara e sistemática.
O fluxograma foi desenvolvido por Frank Gilbreth e Lilian Gilbreth, lá no começo do século XX. Os dois eram engenheiros e, desde o princípio, o intuito era o de melhorar a produtividade e eficiência na indústria.
À medida que essa ferramenta foi se aprimorando, acabou passou a ser utilizada em larga escala em vários setores. Tanto é que hoje em dia há opções mais tecnológicas, como é o caso do fluxograma online, por exemplo.
Como o fluxograma pode ajudar a melhorar a produtividade?
Um fluxograma pode trazer uma série de benefícios para as empresas. Afinal de contas, ele permite com que seja possível identificar e resolver gargalos e ineficiências de algum processo.
Tendo esse esclarecimento, um gestor pode facilmente tentar buscar maneiras de resolver o problema e aumentar a qualidade e produtividade.
Fora isso, o fluxograma contribui para a padronização de procedimentos, de modo a tornar todas as atividades ainda mais uniformes e claras para todas as pessoas.
Como fazer um fluxograma de processos?
Você deve começar o fluxograma de processos sempre listando todas as atividades. Portanto, mapeie todo o processo, de modo a entender e visualizar o passo a passo.
No entanto, leve sempre em consideração a natureza de cada ação, isto é, se requer alguma tomada de decisão, se é uma tarefa simples que pode depender apenas de um funcionário ou mesmo se existe ligação com outras atividades.
Feito isso, você precisa escolher uma ferramenta para poder montar o seu fluxograma. Em suma, qualquer plataforma que lhe permita fazer formas geométricas e escrever pode ser útil para criar um fluxograma.
Agora, para poder montar o seu fluxograma de processos e aumentar a produtividade da sua empresa, as dicas são:
- Defina os símbolos de forma correta: cada símbolo tem um significado específico e, portanto, é necessário usar da forma correta, de modo que represente cada etapa, até mesmo para que todos da equipe entendam;
- Mantenha o fluxograma simples: não adicione informações irrelevantes ou que sejam complexas. Isso pode confundir;
- Utilize cores e setas: as cores são vitais para distinguir todas as etapas do processo, sendo que as setas servem para indicar a direção do trabalho, de modo a tornar o fluxograma mais fácil de se compreender;
- Teste: antes de compartilhar o seu fluxograma, tenha a certeza de que todos os processos estão muito bem explicados. Caso necessário, realize alguns ajustes;
- Atualize o fluxograma sempre que for necessário: por fim, à medida que o seu projeto evolui, é interessante atualizar o fluxograma, para que todos permaneçam cientes do que foi feito.
